Regolamento per la gestione delle segnalazioni esterne

PDF: Regolamento per la gestione segnalazioni esterne- approvato

IL CONSIGLIO NOTARILE DI SASSARI,

VISTA la Direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio del 23 ottobre 2019
riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione;
VISTO il decreto legislativo 10 marzo 2023, n. 24 (in Gazz.Uff. 15 marzo 2023, n. 63) recante
«Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre
2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante
disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni
normative nazionali (Decreto whistleblowing)»;
VISTO l’articolo 13 del decreto legislativo 27 ottobre 2009, n. 150, come modificato dal decreto
legislativo 25 maggio 2017, n. 74;
VISTA la legge 6 novembre 2012, n. 190 e s.m.i.;
VISTI gli articoli 19, comma 5, e 31 del decreto-legge 24 giugno 2014, n. 90, convertito con
modificazioni dalla legge 11 agosto 2014, n. 114; VISTO l’articolo 34-bis del decreto-legge 18
ottobre 2012, n. 179, convertito in legge 17 dicembre 2012, n. 221, come modificato dal decretolegge 31 agosto 2013, n. 101, convertito con modificazioni dalla legge 30 ottobre 2013, n. 125;
VISTI i regolamenti di vigilanza dell’Autorità in materia di contratti pubblici, prevenzione della
corruzione, obblighi di pubblicazione di cui al decreto legislativo 14 marzo 2013, n. 33, inconferibilità
e incompatibilità di incarichi, nonché sul rispetto delle regole di comportamento dei pubblici
funzionari;
VISTE le “Linee guida in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto
dell’Unione e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative
nazionali – procedure per la presentazione e gestione delle segnalazioni esterne” approvate dal
Consiglio dell’Autorità nell’Adunanza del 12 luglio 2023;

CONSIDERATA la necessità di regolamentare il procedimento di gestione delle segnalazioni
esterne, ai sensi del d.lgs. n. 24/2023;
VISTO il Regolamento ANAC per la gestione delle segnalazioni esterne e per l’esercizio del potere sanzionatorio ai
sensi del decreto Legislativo 10 marzo 2023 n. 24 adottato con Delibera dell’Autorità del 13 luglio
2023 n. 301 a cui si rimanda per tutto ciò che non e previsto dal presente regolamento,

ADOTTA

il seguente Regolamento contenente le modalità di attivazione delle segnalazioni

1. Riferimenti normativi

Il whistleblowing è stato introdotto in Italia con una legislazione specifica a fine 2017, con la legge n.179.
Questa normativa regolamentava in modo completo l’istituto per la pubblica amministrazione, mentre
introduceva alcune disposizioni anche per le organizzazioni del settore privato dotate di un modello
organizzativo di gestione e controllo ex. D.lgs. n.231/2001.
La legge n.179/2017 è stata superata dalla legge di trasposizione della Direttiva Europea in materia di
whistleblowing (n.1937/2019. La nuova legge, il Decreto Legislativo n.24/2023, è l’attuazione della
Direttiva UE n.2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la
protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti
la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali.
La nuova normativa prevede oneri in capo alle organizzazioni pubbliche e private, in particolare: tutti gli
enti pubblici devono prevedere procedure interne per la gestione delle segnalazioni; lo stesso obbligo è
in carico ai soggetti del settore privato che hanno un modello organizzativo ex D.lgs. n.231/2001 e a tutte
le organizzazioni private con almeno 50 dipendenti.

2. Chi può effettuare una segnalazione

Le procedure di whistleblowing incoraggiano a segnalare chiunque acquisisca, nel contesto dell’attività
lavorativa, informazioni sugli illeciti commessi dall’organizzazione o per conto dell’organizzazione.
Lo scopo della procedura è quello di facilitare la comunicazione di informazioni relative a violazioni
riscontrate durante l’attività lavorativa. A tale scopo lo spettro delle potenziali persone segnalanti è molto
ampio. La procedura è volta a garantire questi soggetti, nel momento in cui segnalino una condotta illecita
relativa all’ente.
Possono effettuare una segnalazione attraverso la procedura le seguenti categorie di soggetti:

Dipendenti o Collaboratori;
Fornitori, subfornitori e dipendenti e collaboratori degli stessi;
Liberi professionisti, consulenti, lavoratori autonomi;
Volontari e tirocinanti, retribuiti o non retribuiti;
Azionisti o persone con funzione di amministrazione direzione, vigilanza, controllo o
rappresentanza;
Ex dipendenti, ex collaboratori o persone che non ricoprono più una delle posizioni indicate in
precedenza;
Soggetti in fase di selezione, di prova o il cui rapporto giuridico con l’ente non sia ancora iniziato.La procedura protegge anche l’identità dei soggetti facilitatori, le persone fisiche che assistono una
persona segnalante nel processo di segnalazione, operanti all’interno del medesimo contesto lavorativo.

3. Cosa può essere segnalato

All’interno di questa procedura possono essere segnalati fatti illeciti di cui si sia venuti a conoscenza nel
contesto della propria attività lavorativa. Possono essere riportati anche sospetti, qualificati, di reati o altre
violazioni di disposizioni di legge o potenziali rischi di commissione degli stessi.
Non viene richiesto alla persona segnalante di dimostrare in modo completo la commissione di un illecito
ma le segnalazioni devono essere quanto più possibile circostanziate, al fine di consentire un accertamento
dei fatti comunicati da parte dei soggetti riceventi. Allo stesso tempo, non si invitano i soggetti segnalanti
ad attuare attività di investigazione che possano esporli individualmente.
Le segnalazioni possono riguardare illeciti penali, civili, amministrativi o contabili, così come le violazioni
di normative comunitarie.
Non rientrano nell’oggetto di questa procedura le segnalazioni di carattere personale, per esempio inerenti
al proprio contratto di lavoro, che sono regolate da altre procedure dell’ente.
4. Chi riceve e gestisce le segnalazioni
Il Responsabile per la Prevenzione della Corruzione e la Trasparenza RPCT è il soggetto responsabile
alla ricezione e gestione delle segnalazioni di illecito. Il RPCT può essere coadiuvato da soggetti del suo
gruppo di supporto specificamente nominati in atto interno.
Il responsabile whistleblowing, o l’ufficio whistleblowing ove nominato, riceve le segnalazioni e dialoga
con la persona segnalante per chiarire e approfondire quanto ricevuto. Il dialogo con la persona segnalante
continua anche durante le fasi di accertamento.

Il responsabile o l’ufficio, dopo una valutazione iniziale, svolgono un’attività di accertamento delle
informazioni segnalate, anche richiedendo specifiche informazioni ad altri uffici e funzioni
interni all’organizzazione.
Il ricevente fornisce riscontri periodici alla persona segnalante e, al termine dell’attività di accertamento,
comunica l’esito delle attività di accertamento. Nella comunicazione dell’esito non sono inclusi riferimenti
a dati personali relativi all’eventuale soggetto segnalato.
Tra i possibili esiti che possono essere comunicati alla persona segnalante ci sono:

Correzione di processi interni;
Avvio di un procedimento disciplinare;
Trasferimento dei risultati delle attività di accertamento alla procura della Repubblica (e/o della
Corte dei conti in caso di danno erariale);
Archiviazione per mancanza di evidenze.

La segnalazione che venga erroneamente inviata al superiore gerarchico potrebbe non essere trattata come
una segnalazione di whistleblowing, in quanto quest’ultimo non ha gli stessi obblighi di riservatezza in
carico al soggetto ricevente.

5. I canali per le segnalazioni

L’ente mette a disposizione delle persone segnalanti canali diversi per le segnalazioni di violazioni ai sensi
della presente procedura. In particolare, è possibile effettuare segnalazioni in forma orale e in forma
scritta.
Per quanto riguarda le segnalazioni in FORMA SCRITTA l’ente mette a disposizione una piattaforma
informatica crittografata, fornita da Transparency International Italia e Whistleblowing Solutions
attraverso il progetto WhistleblowingIT. La piattaforma utilizza GlobaLeaks, il principale software opensource per il whistleblowing. Questo strumento garantisce, da un punto di vista tecnologico, la
riservatezza della persona segnalante, dei soggetti menzionati nella segnalazione e del contenuto della
stessa.
Sulla piattaforma è caricato un questionario che guida la persona segnalante nel percorso di segnalazione
attraverso domande aperte e chiuse, di cui alcune obbligatorie. È anche possibile allegare documenti alla
segnalazione. Al termine della segnalazione la persona segnalante riceve un codice univoco di 16 cifre,
con il quale può accedere alla segnalazione e dialogare in maniera bidirezionale con il soggetto ricevente,
scambiare messaggi e inviare nuove informazioni. Tutte le informazioni contenute sulla piattaforma sono
crittografate e possono essere lette solo da soggetti abilitati alla ricezione della segnalazione.

Non è possibile gestire altre segnalazioni ricevute in forma scritta. Qualora queste fossero inviate, il
soggetto ricevente, ove possibile, inviterà la persona segnalante a presentare nuovamente la segnalazione
tramite la piattaforma informatica.
Per le segnalazioni in FORMA ORALE, invitiamo la persona segnalante a contattare il soggetto ricevente,
richiedendo disponibilità per un colloquio telefonico o, eventualmente, un incontro personale. Le
segnalazioni in forma orale vengono verbalizzate e il verbale deve essere firmato dalla persona segnalante,
affinché sia processato. È opportuno ricordare che le segnalazioni in forma orale non offrono la stessa
riservatezza tecnologica delle segnalazioni effettuate tramite piattaforma crittografata.

6. Le tempistiche di gestione delle segnalazioni

Al termine del percorso di segnalazione la piattaforma mostra un codice di ricevuta a conferma che la
segnalazione è stata consegnata e presa in carico dal soggetto ricevente.
Entro 7 giorni, il soggetto ricevente conferma alla persona segnalante la presa in carico della segnalazione
e invita il soggetto segnalante a monitorare la sua segnalazione sulla piattaforma per rispondere a possibili
richieste di chiarimenti o approfondimenti.
Entro 3 mesi dal giorno della segnalazione, il soggetto ricevente comunica alla persona segnalante un
riscontro rispetto alle attività di accertamento svolte per verificare le informazioni comunicate nella
segnalazione.
Il riscontro fornito entro 3 mesi può coincidere con l’esito delle attività di accertamento. Qualora queste
non fossero concluse, il ricevente invita la persona segnalante a tenere monitorata la piattaforma fino a
conoscere l’esito definitivo delle stesse.

7. Riservatezza e anonimato

Il soggetto ricevente è tenuto a trattare le segnalazioni preservandone la riservatezza. Le informazioni
relative all’identità del soggetto segnalante, del soggetto segnalato e di ogni altra persona menzionata nella
segnalazione sono trattate secondo i principi di confidenzialità. Allo stesso modo, sono trattate in modo
confidenziale anche tutte le informazioni contenute nella segnalazione.
L’identità della persona segnalante non può essere rivelata senza il suo consenso. La conoscenza delle
segnalazioni e dei relativi atti di accertamento sono sottratti anche al diritto all’accesso amministrativo da
parte dei soggetti interessati.
L’unico motivo di possibile rivelazione dell’identità della persona segnalante può avvenire nel caso in cui
gli atti di accertamento siano inoltrati presso una procura ordinaria o contabile e la conoscenza della stessa sia necessaria ai fini del diritto di difesa durante un procedimento giudiziario ordinario o contabile presso
la Corte dei conti.
La riservatezza è garantita attraverso strumenti tecnologici, quali la piattaforma crittografata per le
segnalazioni e un protocollo riservato, e all’interno di processi organizzativi volti a minimizzare la
circolazione delle informazioni.
È possibile anche l’invio di segnalazioni anonime. Il soggetto ricevente può decidere se processarle o
meno. In ogni caso, le segnalazioni vengono trattate secondo gli stessi principi di riservatezza. Tuttavia,
nel caso di segnalazioni anonime, il soggetto ricevente non ha conoscenza dell’identità della persona
segnalante e potrebbe involontariamente esporlo durante le attività di accertamento.

8. La gestione dei dati personali

Le segnalazioni ricevute, le attività di accertamento e le comunicazioni tra la persona segnalante e la
persona ricevente sono documentate e conservate in conformità alle prescrizioni in materia di riservatezza
e protezione dei dati.
Le segnalazioni contengono dati personali e possono essere trattate e mantenute solo per il tempo
necessario al loro trattamento: questo tempo comprende l’analisi, le attività di accertamento e quelle di
comunicazione degli esiti, oltre a una eventuale tempistica ulteriore per possibili commenti aggiuntivi. In
nessun caso le segnalazioni saranno conservate oltre i 5 anni successivi alla comunicazione dell’esito delle
attività di accertamento alla persona segnalante.
Per quanto riguarda l’accesso ai dati personali, questi sono conosciuti solo dal soggetto ricevente e, se
indicato in specifico atto organizzativo, dai membri dello staff di supporto alla gestione della segnalazione.
Nel corso delle attività di accertamento il soggetto ricevente può condividere con altre funzioni dell’ente
informazioni preventivamente anonimizzate e minimizzate rispetto alle specifiche attività di competenza
di queste ultime.

9. Tutele e protezioni

La persona cui si fa riferimento nella segnalazione come responsabile del sospetto di illecito beneficia di
misure di protezione dell’identità analoghe a quelle della persona segnalante e delle altre persone
menzionate nella segnalazione.
In aggiunta alla tutela della riservatezza dell’identità della persona segnalante e dei soggetti menzionati
nella segnalazione, nonché del contenuto della stessa, esistono altre forme di tutela garantite attraverso
questa procedura. Viene infatti garantita protezione alla persona segnalante contro ogni forma di ritorsione o
discriminazione che dovesse subire in seguito e a causa di una segnalazione. Per ritorsione si intende
qualsiasi azione o omissione minacciata o reale, diretta o indiretta, collegata o derivante da segnalazioni
di illeciti effettivi o sospetti, che causi o possa causare danni fisici, psicologici, danni alla reputazione della
persona, perdite economiche.

Tra le possibili discriminazioni rientrano:

il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti;
la retrocessione di grado o la mancata promozione;
il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la
modifica dell’orario di lavoro;
la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell’accesso alla stessa;
note di merito o referenze negative;
misure disciplinari o altra sanzione, anche pecuniaria;
la coercizione, l’intimidazione, le molestie o l’ostracismo; o la discriminazione o un trattamento
sfavorevole;
la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un indeterminato, laddove il
lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione;
il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto a termine;
danni, anche alla reputazione della persona, pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita
di opportunità economiche e di redditi;
l’inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o
informale, che può comportare l’impossibilità per la persona di trovare un’occupazione nel settore
in futuro;
la conclusione anticipata o l’annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi;
l’annullamento di una licenza o di un permesso; la richiesta di sottoposizione ad accertamenti
psichiatrici o medici.

10. Sanzioni

Il Decreto Legislativo n.24/2023 prevede sanzioni amministrative, irrogabili da parte dell’Autorità
Nazionale Anticorruzione in caso di violazione delle norme sul whistleblowing.
Le sanzioni riguardano in modo specifico eventuali ritorsioni contro i soggetti segnalanti, violazioni
dell’obbligo di riservatezza, il boicottaggio a un tentativo di segnalazione, la mancata presa in carico di
una segnalazione o un’insufficiente attività istruttoria avviata in seguito alla stessa. Sono altresì sanzionabili gli abusi del sistema di segnalazione, con possibili sanzioni per colui che calunnia
o diffama un altro soggetto a mezzo della procedura.
L’amministrazione può procedere disciplinarmente contro i soggetti responsabili di queste condotte.

11. Canali esterni per le segnalazioni

Al di fuori della procedura interna per le segnalazioni, la legge permette di effettuare anche segnalazioni
esterne all’Autorità Nazionale Anticorruzione.
La persona segnalante può segnalare esternamente all’ente qualora abbia già effettuato una segnalazione
a cui non è stato dato seguito, qualora abbia fondati motivi di ritenere che a una segnalazione interna non
sia dato seguito o che questa possa determinare un rischio di ritorsione o qualora abbia fondato motivo
di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
Le modalità di segnalazione all’Autorità Nazionale Anticorruzione sono disponibili alla pagina dedicata
sul sito dell’ANAC anticorruzione.it/-/whistleblowing.
Esistono condizioni ulteriori per cui una persona segnalante possa effettuare una divulgazione pubblica:
il mancato riscontro a una segnalazione interna o esterna previamente effettuata, un pericolo imminente
o palese per l’interesse pubblico, fondati motivi che una segnalazione interna non verrà trattata o che le
prove della stessa possano essere distrutte o occultate.

Sassari, 6 marzo 2024